1. 项目沟通管理

• 项目沟通管理: 用有效的沟通方法, 确保项目干系人之间的信息传递和交流, 以满足项目需求和期望。
  • 主要由 制定策略 及 落实策略 组成, 以确保项目干系人之间的信息传递和交流
• 沟通活动的分类:
  • 内部: 针对 项目内部 的相关方
  • 外部: 针对 外部的相关方, 如: 客户、供应商、政府、公众、其他项目等
  • 正式: 以 报告、正式会议、相关方简报、演示的形式进行
  • 非正式: 以 口头、书面、电子邮件、电话 等形式进行
  • 层级沟通: 向上针对高层相关方, 向下针对团队成员, 横向针对同级相关方

2. 规划沟通管理

• 规划沟通管理: 确定项目干系人的沟通需求和期望, 以及如何满足这些需求和期望的过程
• 作用: 为及时向相关方提供消息, 引导相关方参与项目, 而编写书面沟通计划
• 本过程需要在整个项目期间定期开展

2.1 工具与技术

• 沟通需求分析: 通过分析相关方的需求, 确定沟通需求和期望
  • 沟通渠道计算: $x = \frac {n * (n-1)} {2}$, 其中 $n$ 为相关方的数量
• 沟通技术: 用于传递和交流信息的方法
  • 有视频交谈、面对面交谈、面对面会晤并使用白板等
• 👍 三种 沟通方法
  • 互动沟通: 在双方或多方之间进行的 实时多向信息交换
    • 如: 会议、电话、视频会议等
  • 推式沟通: 向需要接收信息的 特定接受方 发送或发布信息
    • 如: 书面报告、电子邮件、新闻稿等
    • 这种方式可以确保信息发送, 但不能确保信息送达目标或送达后的理解
  • 拉式沟通: 适用于 大量复杂信息 或 大量信息受众 的情况,
    • 如: 门户网站、信息库等
    • 它要求接收方主动获取信息, 以确保信息的接收和理解
• 沟通风格评估: 评估和分析每个相关方信息交流喜好的做法
• 相关方参与度评估矩阵: 用于分析相关方如何参与项目的工具
  • 常用于规划沟通管理、监督沟通、规划相关方参与、监督相关方参与等过程

2.2 输出

• 沟通管理计划: 描述将如何 规划、结构化、执行和监督 项目沟通, 以提高沟通的有效性
  • 主要内容:
    • 发布所需信息、确认已收到, 或做出回应(若适用)的时限和频率
    • 负责沟通相关信息的人员
    • 负责授权保密信息发布的人员
    • 接收信息的人员或群体, 包括他们的需求和期望
    • 用于传递信息的方法和技术, 如: 备忘录、邮件、社交媒体等
    • 通用术语表

3. 管理沟通

• 管理沟通: 确保项目信息及时、准确的收集、生成、发布、存档和分发的过程
• 作用: 促成项目团队与相关方之间的有效信息流动
• 本过程需要在整个项目期间开展

3.1 输入

• 工作绩效报告: 为制定决策、采取行动或引起关注而汇编的绩效信息文件,详细描述了整个项目的绩效

3.2 工具与技术

• 项目管理信息系统 (PMIS): 用于收集、存储、分析和分发项目信息的自动化工具
• 项目报告发布: 收集并分发项目报告的过程
  • 针对不同的相关方, 需要调整项目信息发布的层次、格式和细节

3.3 输出

• 项目沟通记录: 包含绩效报告、可交付成果状态、项目进展、生产成本、演示等等

4. 监控沟通

• 监控沟通: 确保满足项目干系人的沟通需求和期望的过程
• 作用: 根据沟通管理计划和相关方管理计划的要求优化信息传递流程
• 本过程需要在整个项目期间开展

4.1 工具与技术

• 相关方参与矩阵: 用于了解相关方实际参与与预期参与的差异

4.2 输出

• 变更请求: 由于监控沟通过程中发现的问题, 可能会提出变更请求